Presentation av styrelseposterna-Årsfestansvarig

Idag är det dags för Dennis Wikström att presentera den sista posten, nämligen Årsfestansvarig. Vill du ha en mer utförlig beskrivning av posterna är du varmt välkommen på höstmötesinfo imorgon(!) 13 november kl. 18.00 i Domvillan.

Vilka har dina uppgifter varit under styrelseåret?
Till mina uppgifter som årsfestansvarig har det ingått att ordna Stadgas årsfestveckas program, fixa årsfest- och sillissponsorer samt ordna själva årsfesten och sillisen. Jag fungerade även som viceordförande för evenemangskommittén. Förutom dessa uppgifter åtog jag mig att fixa halarna till årets gulisar, skötte om beställningen av Stadgas nya tygkassar och Stadgas college samt skötte om halarmärkesförsäljningen på nätet. Som styrelsemedlem hör det också till att representera föreningen utåt på diverse evenemang!

Hur kommer denna post eventuellt förändras inför nästa år?
Enligt styrelsens förslag skulle det istället för en årsfestansvarig väljas en projektansvarig. Styrelsen anser att titeln årsfestansvarig inskränker personens uppgiftsområde mera än vad som är ändamålsenligt. Att ändra postens namn till projektansvarig skulle göra det mer naturligt att utvidga personens uppgiftsområde, och skulle även göra det lättare att fördela arbetsbördan jämnare mellan evenemangsansvarige och projektansvarige. Namnet projektansvarig skulle även utåt signalera att personen har hand om flera projekt än endast årsfesten, vilket samtidigt skulle uppmuntra personen själv att ta initiativ till att ordna flera evenemang än just årsfesten. Styrelsen är medveten om att uppgiftsfördelningen mellan evenemangsansvarig och årsfestansvarig regleras genom arbetsordningen, men anser ändå att ett lite mer allmänt postnamn som projektansvarig skulle underlätta denna uppgiftsfördelning på lång sikt. I praktiken skulle detta inte märkbart ändra på personens uppgifter. Att ordna årsfesten tillsammans med årsfestkommittén skulle fortfarande vara personens viktigaste uppgift. Hur den slutliga uppgiftsfördelningen mellan evenemangsansvarige och projektansvarige skulle se ut, är förstås upp till nästa styrelse och deras arbetsordning. Styrelsen skulle dock föreslå att enskilda evenemang som ordnas i samarbete med vänföreningar och företag kunde skötas av projektansvarige, t.ex. fester på krog eller enskilda större sportevenemang. År 2017 hade det t.ex. varit naturligt att pulkaprojektet inför Fastlaskiainen och ESF-challenge skulle ha hört till projektansvariges uppgifter.

Vad är det mest utmanande med din post?
Det mest utmanande med min post har varit att hålla koll på alla små detaljer inför årsfesten. Det finns alltid någon detalj man glömt och man blir lätt paranoid över att göra misstag. Tur så är du inte ensam med uppdraget!

Vad är mest givande med din post?
Det mest givande med posten som årsfestansvarig har varit att få samarbeta med årsfestkommittén och styssemedlemmar mot ett gemensamt slutligt mål. Känslan av stolthet när man ser resultatet i vad man åstadkommit är obeskrivlig och att få bekräftat att man klarar av allt ansvar som en årsfest för med sig är mycket givande. Dessutom har uppdraget som årsfestansvarig lärt mig att inte tvivla på mig själv och att jag måste komma ihåg att jag inte alltid kan göra alla nöjda. Under mitt stysseår har jag fått stifta en mängd nya bekantskaper med härliga människor runt om i Finland. Att få vara med och representera och utveckla föreningens verksamhet är något som varit mycket viktigt för mig!

Hurdan borde man vara som person för att passa bra till uppdraget?
Styrelseposten för med sig mycket ansvar men är minst lika givande. Det är bra att vara bestämd och inte tveka på sin prestationsförmåga. Trots att det är du som har sista ordet (inom budgetens ramar) så ska du ändå lyssna på dina kommittémedlemmars åsikter, det är inte alltid du som har den bästa lösningen. Noggrannhet och organisering är nyckelord inför detta uppdrag. Var inte rädd för att delegera uppgifter, en årsfest görs tillsammans med årsfestkommittén, inte enbart av dig. Stresshantering kommer du att få öva på inom denna post. Social kompetens är ett stort plus i och med att du under ditt stysseår kommer att skriva en mängd e-post meddelanden och träffa många potentiella samarbetspartners. Att kunna förhandla är oundvikligt. 😉 Med ett gott sinne för humor kommer du långt. Ta ingen kritik personligt och kom ihåg att njuta av det du gör, resultatet kommer lätt att vara värt allt hårt jobb!

Behövs förkunskaper?
Att ha erfarenhet av att arrangera fester eller liknande evenemang är en fördel men även om du inte gjort det finns det ingen orsak för panik. Tidigare års styrelsemedlemmar, i mitt fall främst emerita värdinna och emeritus klubbis har varit till en mycket stor hjälp och upplyst mig om det jag inte vetat som ny styssemedlem.

Favoritminne från stysseåret?
Jag har många oförglömliga minnen från stysseåret. Allt från olika samarbetsförhandlingar till reppande på olika årsfester och andra evenemang. Förstås var Stadgas 21:a årsfestveckoslut mäktigt för mig. Att under ett veckoslut se resultatet av vad man kämpat och jobbat för under året och få höra all positiv feedback, det var mycket rörande! Tillsammans med en underbar årsfestkommitté bakom mig, gjorde vi veckoslutet möjligt. Fylld med värme och tacksamhet vaknade jag upp måndagen därpå. 21-22.10 är absolut några av de största och viktigaste dagarna i mitt liv! 😊